Biedt technologie een oplossing voor vergaderstress?

21-02-2018 Geschreven door Erwin Hout

PC’s, laptops, notebooks, tablets, smartphones. Er worden steeds meer devices op de werkvloer gebruikt. En daarmee wordt de wens steeds sterker om content van deze apparaten direct te kunnen delen met en presenteren aan collega’s, klanten en andere relaties. Zonder stress, zonder storingen en als het even kan ook zonder sticks, cd’s of kabels. Maar… kan dat dan?

Polderen en vergaderen in Nederland

We vergaderen wat af in ons polderlandje. Veel kantoormedewerkers vergaderen en presenteren een groot deel van hun tijd. 59% van hen heeft minstens een keer per week een bijeenkomst en 47% zit bijna dagelijks in vergadering en/of presentatie. En dat kán heel effectief zijn. Als het goed is voorbereid, to-the-point en geconcentreerd verloopt; ondersteund door de juiste technologie. In die gevallen draagt het bij aan goede besluitvorming en geeft het energie.

Technologie als bron van stress

Helaas is de praktijk weerbarstig. Veel vergaderingen en presentaties kosten meer energie dan dat ze opleveren. Stress is daarvan een belangrijke oorzaak, zo blijkt uit een uitgebreid onderzoek van Barco, één van de leveranciers van BIS. Te meer omdat vrijwel elk onderdeel van die vergaderingen tot stress kan leiden; van het organiseren en voorbereiden tot het voorzitten en presenteren. Een belangrijke oorzaak van deze stress ligt bij de technologie die een steeds groter stempel drukt op bijeenkomsten. U kunt uw presentatie immers nog zo goed hebben voorbereid, als de techniek u in de steek laat…

Stresspieken tijdens live experiment

Hoeveel stress falende technologie oplevert, blijkt uit een live-experiment van Barco. Er werden twee vergaderingen gehouden: één met en één zonder technische problemen. In dit experiment ervoer elke deelnemer hogere stresspieken tijdens de vergadering met technologische problemen dan in de vergadering waar technologie goed functioneerde. De meest stressvolle situaties hielden verband met het weergeven van informatie op een scherm of projector. Toen er werd geprobeerd een device op het scherm aan te sluiten, stegen de stressniveaus tot 62% hoger dan het gemiddelde. Ook het zoeken naar en aansluiten van kabels zorgden voor forse stresspieken.

Stress is niet het enige probleem

Behalve stress leveren technische problemen vertragingen op en dus tijdverlies voor de aanwezigen en als gevolg daarvan ook productiviteitsverlies. Zo beginnen vergaderingen gemiddeld 6 minuten te laat als de techniek de deelnemers in de steek laat en/of als de deelnemers problemen hebben met de technologie (ze krijgen de apparatuur niet aan of niet aangesloten, kabels ontbreken, verbinding maken lukt niet, enzovoort). En dat is op zijn minst jammer. En absoluut niet nodig.

Het is nogal een gedoe

Eigenlijk is het vreemd dat technologie zorgt voor stress, tijdsverlies en improductiviteit, toch? Hoe kan het dat wij – in deze tijd van technologische vooruitgang, innovatie op innovatie – meer dan eens bij organisaties over de vloer komen waar het “nogal een gedoe is” (citaat) om de aanwezige apparatuur aan de praat te krijgen. Of om het zó te gebruiken dat de gebruiker er ook echt van profiteert. Hoe kan dat nou? Dat moet toch beter kunnen? Technologie is toch juist bedoeld om gebruikers verder te helpen? Niet om ze tegen te werken? De vragen stellen is ze beantwoorden.

Zet de mens en de toepassing centraal

Op dit punt gaat het in de praktijk heel vaak mis. Veel audiovisueel adviseurs en system integrators denken vanuit de techniek, die daarmee leidend wordt. Gevolg is dat er niet een oplossing komt voor een bestaand probleem. Ook niet één, die 100% aansluit bij een gewenste toepassing. Wél is de kans groot dat gebruikers een oplossing krijgen waar ze niet om gevraagd hebben, die een niet-bestaand probleem oplost, waar ze geen vertrouwen in hebben en waar ze niet mee zullen werken. Met als resultaat dat als de oplossing wel gebruikt wordt, deze onbekend is, problemen oplevert en frustraties veroorzaakt. Problemen en frustraties die worden voorkomen door de toepassing en de gebruiker wél centraal te stellen in de analyse-, advies- en integratiefase.

Investeren in (draadloze) technologie loont

Op zijn minst een paradoxale opmerking in een blog waarin het falen van technologie aan de orde komt. Toch is het waar! Mits juist geadviseerd en toegepast maakt technologie vergaderingen en presentaties wél eenvoudiger, zónder stress en tijd- en productiviteitsverlies. Niet voor niets vindt meer dan de helft van de kantoorwerkers het belangrijk dat hun organisatie investeert in betere technologie voor vergaderingen en presentaties. En niet voor niets denken 9 op de 10 mensen dat andere technologische mogelijkheden goed kunnen zijn om technologiestress in vergaderingen tegen te gaan. Zolang technologie maar met een druk op een knop werkt en content vanaf elk device gedeeld kan worden.

En juist hierbij kan draadloze technologie een beslissende rol spelen. Maar daarover meer in mijn volgende blog. Wilt u daar niet op wachten? Download dan nu vast ons whitepaper over de voordelen en mogelijkheden van draadloos presenteren.

Written by Erwin Hout

Marketing Director