Tips om uw vergaderkosten te verlagen en efficiëntie te verhogen

19-01-2017 Geschreven door Erwin Hout

Volgens een steekproef van onderzoeksbureau Synovate/NSS bleek dat de kosten van vergaderen in Nederland jaarlijks ongeveer 60 miljard euro bedragen. Daarvan gaat slechts de helft naar het vergaderen zelf. De overige kosten zitten in reistijd (25%) en in de voorbereidingen (25%). Het voorbereiden van een vergadering gaat vaak inefficiënt en deelnemers weten niet goed wat het doel van een bespreking is. Of de inrichting en technologie werken de effectiviteit tegen. Met de volgende (technische) tips vergadert u voortaan efficiënter en voordeliger.

1. Verminder de reistijd en -kosten

Heeft u meerdere locaties of vergadert u veel met leveranciers of partners in andere plaatsen? Dan loont het om te investeren in videoconference. Naast de besparing van het reizen naar je gesprekspartner(s) verlopen videovergaderingen vaak efficiënter en doelgerichter. Om dit te bereiken is het echter wel belangrijk dat de apparatuur van goede kwaliteit is zonder geluids- en beeldstoringen. Een professionele partner kan u hierover adviseren. Kijk hier als u meer wilt weten over de voordelen van videovergaderen? 

2. Bespaar voorbereidingstijd en printkosten

Zorg voor vergaderruimtes met goede voorzieningen om alle nodige informatie digitaal te kunnen raadplegen. Hiermee bespaart u de tijd om informatie op te zoeken en uit te printen en de printkosten die daarmee gepaard gaan. Zowel een goede internetverbinding als goede hardware zijn hiervoor belangrijk. Maak vooraf een agenda en zorg dat deze samen met belangrijke info snel en makkelijk op het interne netwerk te vinden is. Nog makkelijker is het om informatie vanaf tablets en laptops van de deelnemers draadloos te kunnen delen met het presentatiescherm. De populaire Huddle Rooms bieden standaard deze voorzieningen. 

3. Inspirerende en comfortabele inrichting

De inrichting van een vergaderruimte kan in grote mate invloed hebben op de efficiëntie en productiviteit van vergaderingen. Vanzelfsprekend moet klimaatbeheersing goed regelbaar zijn, niemand kan goed werken in een te warme of te koude ruimte. Maar ook verlichting is zeer belangrijk voor de concentratie van deelnemers. Daarnaast moet de vorm van de tafel goed gekozen zijn, zodat alle deelnemers elkaar goed kunnen zien. Dit is zeker iets om bij videoconferencing over na te denken. Bij video vergaderen is het ook belangrijk om de achtergrond rustig te houden en alleen te voorzien van een bedrijfslogo en eventueel een locatie.

4. Haal alles uit uw vergaderfaciliteiten

Om echt te profiteren van alle voordelen van slimme technologie bij het vergaderen, moeten de gebruikers wel weten hóe ze deze moeten gebruiken. Geef daarom alle gebruikers van uw vergaderfaciliteiten een training en zorg voor een duidelijke instructie. U kunt een technisch onderlegde collega in kleine groepjes uitleg laten geven of een externe AV & ICT trainer inhuren. Iemand die stap voor stap kan laten zien hoe men apparatuur aansluit en wat de juiste instellingen zijn. De investering (in tijd) heeft u zo terugverdiend.

5. Benoem en deel direct de gemaakte besluiten en actiepunten

Op interactieve schermen kan met bepaalde software, zoals Microsoft OneNote, aantekeningen die tijdens vergaderingen (digitaal) worden gemaakt aan het eind van de meeting gelijk met alle deelnemers gedeeld worden. Op die manier gaat er veel minder tijd zitten- in het verwerken en rondsturen van aantekeningen en zijn de afspraken en actiepunten gelijk voor iedereen inzichtelijk. Zorg ervoor dat deze software op meerdere platformen en apparaten toegankelijk is.

Met bovenstaande tips zorgt u dat de techniek vóór u werkt in plaats van tegen. En zult u merken dat de (indirecte) kosten voor vergaderen binnen uw organisatie zullen dalen. U bereikt bovendien niet alleen lagere kosten, maar ook minder frustratie voor, tijdens en na het vergaderen.

Meer weten over vergaderen en de juiste AV & ICT daarvoor? Lees onze andere blogs.  Of lees hoe u met 6 tips uw werkomgeving verbetert. 

Written by Erwin Hout

Marketing Director