Vijf tips voor efficiënte videomeetings zonder frustraties

24-11-2016 Geschreven door Jeroen Rens

In slechts enkele seconden van Amsterdam naar New York om aan te schuiven bij een meeting? Of in hetzelfde tijdsbestek van Maastricht naar Berlijn? Tien jaar geleden nog ondenkbaar, maar nu meer en meer de normaalste zaak van de wereld. Moderne technologieën maken het steeds eenvoudiger om zonder fysiek afstand af te leggen toch op een totaal andere plaats aanwezig te zijn.

Helaas gaan videomeetings nogal vaak gepaard met frustraties. En dat is echt niet nodig! Vaak ontstaan frustraties omdat de techniek niet doet wat je wilt of omdat niet iedereen een videomeeting net zo serieus neemt als een fysieke meeting. In deze blog geef ik je vijf tips voor efficiënte en vooral frustratieloze videomeetings.

1. Agendeer de meeting en kom op tijd

Niets is zo vervelend als iemand die te laat op een afspraak komt. Bij een videomeeting is dit niet anders. Agendeer daarom altijd de afspraak en zorg dat je op tijd klaar zit. Realiseer je dat je - wanneer je te laat bij een videomeeting verschijnt - je jouw gesprekspartner in het ongewisse laat. Hij of zij ziet namelijk niet dat je al wel aanstalten aan het maken bent maar nog even langs de koffie automaat loopt, of een telefoontje met een collega aan het afhandelen bent.

2. Reserveer een speciale ruimte voor je videocall

Een fysieke meeting houd je niet in een druk bezet kantoor. Een meeting via video dus ook niet. Als je niet beschikt over een eigen desktop video-oplossing in een rustige omgeving óf als je met een groep aan de videocall deelneemt, reserveer dan op tijd een ruimte die geschikt is voor videoconferencing en waar alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn. Het liefst een lichte ruimte met goede akoestiek. Het geluid blijft ook bij een meeting via video heel belangrijk. Als er meerdere deelnemers fysiek aanwezig zijn bij de meeting, vergeet dan niet alle gesprekspartners op de hoogte te brengen over de locatie waar de meeting plaatsvindt. Hulp bij het inrichten van uw videoconferenceruimte? Lees hier over de belangrijkste aandachtspunten. 

3. Spreek vooraf af wie inbelt

Net als bij een real life meeting maak je vooraf de afspraak wie er inbelt. Zorg dat je elkaars gegevens hebt en bel volgens afspraak in. Heb je afgesproken dat er naar jou ingebeld wordt en zit je in een speciale ruimte? Zorg dan dat jouw gesprekspartner het juiste nummer heeft van de betreffende videoconferentieruimte. Zo voorkom je dat je voor niets op elkaar zit te (af)wachten. Dit geldt zowel voor één op één meetings als videomeetings met meerdere end-points. Wordt de videoconferentieruimte gebruikt door veel verschillende mensen die niet allemaal even comfortabel zijn met de techniek? Zorg dat er een duidelijke maar beknopte handleiding aanwezig is. Ook al kan er feitelijk niets mis gaan, zo’n handleiding geeft mensen al snel voldoende zelfvertrouwen om met de apparatuur te durven werken.

4. Geef de agenda weer voor alle deelnemers

Door de agenda vooraf te bepalen en op het scherm weer te geven, is het voor alle deelnemers duidelijk welke punten tijdens de meeting aan bod komen. Vraag aan het begin van de meeting of er nog punten toegevoegd moeten worden en zet deze er direct bij. Dit zorgt niet alleen voor een betrokken en actieve deelname maar maakt het ook eenvoudig om de notulen op de juiste manier te verwerken.

5. Zorg dat presentaties of andere content gedeeld kan worden

Of het nu om jaarcijfers gaat, het artwork voor de nieuwste commercial of het bespreken van andere soorten data… het is handig als iedere deelnemer de content kan zien. Zorg er daarom voor dat de juiste informatie beschikbaar is tijdens de meeting en dat deze gedeeld kan worden op het presentatiescherm. Een videoconferentieset waarbij op één scherm de deelnemers zichtbaar zijn en waarbij op een tweede scherm content gedeeld kan worden, biedt daarbij uitkomst.

Meer over videoconferencing?

Ontdek nog veel meer over Videoconferencing. Download het gratis e-book “De 15 voordelen van videoconference” of lees onze andere blogs.

Written by Jeroen Rens

Sales Manager