Stappenplan: Zorg dat uw videoconference faciliteiten goed gebruikt worden

11-05-2017 Geschreven door Jeroen Rens

Stelt u zich eens voor. U heeft behoorlijk geïnvesteerd in mooie videovergaderapparatuur, waarmee iedereen live face-to-face contact kan hebben met collega’s of relaties op een andere locatie; waar ook ter wereld én ongeacht welk device zij gebruiken. U bent enthousiast over de gerealiseerde oplossingen en ziet legio mogelijkheden en voordelen. Na een half jaar gaat u eens peilen hoeveel uw collega’s ermee doen en wat hun ervaringen zijn. Wat blijkt? Er is amper gebruik gemaakt van de systemen. De reden? Uw collega’s weten niet wat zij er precies mee kunnen én hoe het werkt.

Dit scenario wilt ú natuurlijk NIET hebben. Met dit stappenplan zorgt u ervoor dat uw vergaderfaciliteiten goed gebruikt worden.

1. Zet de voordelen op een rijtje

Bijna nóg belangrijker dan de aanschaf van uw (video)vergaderapparatuur is om ervoor te zorgen dat uw medewerkers de voordelen van deze nieuwe technologie inzien; en dat ze weten wat alle mogelijkheden en voordelen zijn. Het antwoord op de vraag “wat heb ik eraan” vanuit het perspectief van de eindgebruikers vormt de basis van een succesvol adoptieprogramma en daarmee van een succesvolle implementatie van nieuwe technologie in uw organisatie.

2. Draagvlak bij het management

Zorg op voorhand voor goedkeuring en ondersteuning voor de implementatie van nieuwe technologie vanaf het hoogste niveau. Geef duidelijk aan wat de doelstellingen zijn en wat de organisatie ermee bereikt. De managers op de werkvloer moeten het goede voorbeeld geven en laten zien dat zij achter het gebruik van de nieuwe technologie staan.

3. Implementatieteam

Stel voor een zo breed mogelijke adoptie een implementatieteam samen. Betrek daar medewerkers van verschillende afdelingen bij. Zo kunnen ook de betreffende voordelen voor diverse afdelingen worden benoemd en door deze ‘ambassadeurs’ worden gepromoot.

4. Training en coaching eindgebruikers

Door training en coaching van eindgebruikers zullen mensen beter de voordelen van de apparatuur begrijpen en weten wat zij ermee kunnen. Behandel naast de voordelen ook aandachtspunten en valkuilen.

5. Deel succesverhalen

Laat zien dat de nieuwe technologie werkt en echt voordelen oplevert door gebruikers, die op een positieve manier de apparatuur hebben gebruikt, hun verhaal te laten doen (bijv. op intranet). Zo kunnen steeds meer mensen enthousiast worden gemaakt.

6. Evaluatie

Interview eindgebruikers proactief om inzicht te krijgen in hun mening over de voordelen en hindernissen bij het gebruik van de apparatuur. Het ontbreken van gebruiksgemak is vaak de belangrijkste reden dat eindgebruikers apparatuur minder gebruiken dan zou kunnen. Zorg daarom dat zij bij iemand terecht kunnen voor hulp. Desnoods kan een gebruikerstraining in een één-op-één-sessie worden herhaald. Zorg - naast inzicht in de gebruikservaringen - ook voor inzicht in het gebruik van de technologie.

Onderzoek heeft uitgewezen dat een geslaagde implementatie voor maar liefst 90% afhankelijk is van de uiteindelijke gebruikers en hoe zij de nieuwe technologie ervaren en waarderen. Vergeet daarom bij de uitrol van uw videoconference omgeving de gebruikers niet! Volg dit stappenplan en zorg voor een succesvolle implementatie en enthousiaste gebruikers.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de veelbelovende mogelijkheden van videoconference? Lezen waarom cloud videoconferencing een aantrekkelijk alternatief is? Maar liefst 15 voordelen van videoconferencing ontdekken? Download het gratis e-book “de 15 voordelen van videoconference” of lees onze andere blogs.

Written by Jeroen Rens

Sales Manager