Waarom betalen voor videoconferencing als het ook gratis kan?

01-07-2016 Geschreven door Jeroen Rens

Videoconferencing heeft een vlucht genomen in het zakenleven. Camera’s en displays zijn steeds beter geworden en hebben we (bijna) altijd bij ons. Daarbij hebben we nagenoeg overal internet verbinding. De technologie heeft het normaal gemaakt dat we op elk moment van de dag een videogesprek kunnen voeren met iemand aan de andere kant van de wereld.

De platformen en aanbieders voor videoconference zijn als paddenstoelen uit de grond geschoten. De prijzen voor deze diensten lopen sterk uiteen, net als de mogelijkheden. Van gratis tot serieus grote investeringen. Veel organisaties vragen zich dan ook af waarom er gekozen moet worden voor een betaalde dienst terwijl er genoeg voordelige alternatieven zijn. Daarom de belangrijkste verschillen tussen gratis pakketten en professionele oplossingen voor u op een rijtje.

Kwaliteit en betrouwbaarheid

Ondanks dat de kwaliteit van videoconferencing de laatste decennia met grote sprongen is verbeterd, blijft de kwaliteit van gratis diensten helaas nog (ver) achter bij betaalde diensten. Iemand meerdere keren moeten vragen wat er gezegd werd vanwege een ruis, vertraging of hapering is verre van professioneel en eerder storend dan efficiënt. Professionele systemen gebruiken speciale protocollen die schommelingen in de bandbreedte opvangen en zorgen voor een stabiele verbinding. Het laatste wat u wilt is een onprofessionele indruk maken of een belangrijke meeting annuleren omdat het platform hapert.

Beveiliging

Er is al veel gezegd en geschreven over de beveiliging van gratis diensten. De meningen lopen sterk uiteen. Veel gratis aanbieders zijn niet altijd even duidelijk over de encryptiesleutels waarvan ze gebruikmaken waardoor het moeilijk controleerbaar is hoe de beveiliging geregeld is. Professionele systemen bieden end-to-end encryptie (alle communicatie is alleen zichtbaar voor zender en ontvanger), worden op de juiste manier in uw ICT infrastructuur geïntegreerd en worden voorzien van de meest recente beveiligingsprotocollen. Aftappen, hacken, een camera op afstand overnemen en nog veel meer doemscenario’s worden zo voorkomen.

Contact maken met diverse platformen en meerdere gebruikers

Om verbinding te kunnen maken met iedereen die gebruikt maakt van video, ongeacht welk merk of platform, is het raadzaam te kiezen voor een open videoconference systeem. Hierin verschillen professionele systemen met gratis systemen. Deze laatste bieden vaak alleen de mogelijkheid om een connectie te maken met iemand die hetzelfde platform gebruikt. Dus gebruikt u bijvoorbeeld Facetime, dan moet uw gesprekspartner ook gebruikmaken van Facetime. Wilt u met meerdere mensen een meeting houden, dan moet er vooraf goed afgestemd worden welk systeem wordt gebruikt anders kan er geen verbinding gemaakt worden. Daarbij zal de kwaliteit van groepsgesprekken bij gratis diensten een stuk slechter zijn omdat deze onvoldoende bandbreedte capaciteit bieden.

Delen van content met behoud van kwaliteit

Met heel veel videosystemen is het vandaag de dag mogelijk om behalve video ook documenten te delen en op die manier het samenwerken op afstand verder te bevorderen. Zowel de meeste gratis als betaalde diensten bieden deze mogelijkheid. Het verschil is dat bij de meeste gratis diensten de kwaliteit van zowel de video als de content hard achteruitgaat omdat de beschikbare bandbreedte gedeeld wordt tussen twee informatiestromen. Bij professionele systemen is daar geen sprake van. Beide informatiestromen worden zonder kwaliteitsverlies getoond. Waarbij je zelf kunt kiezen welk beeld op welk moment voor wie getoond wordt en hier snel en eenvoudig tussen schakelt.

Support en ondersteuning

Wanneer u betaalt voor een videodienst kunt u een beroep doen op deze partij wanneer er zich problemen voordoen. Vaak kan er op afstand meegekeken worden om te zien wat er misgaat en direct het probleem worden verholpen. Iets dat bij gratis diensten niet mogelijk is. Vaak is er niet eens een helpdesk bereikbaar of alleen per e-mail met een responsetijd van een aantal dagen.

Collaboration mogelijkheden afgestemd op de behoefte van uw organisatie

Iedere organisatie gebruikt videoconferencing anders en vaak in combinatie met andere collaboration tools. Aanbieders van betaalde diensten kennen de mogelijkheden én valkuilen en kunnen u een oplossing adviseren die naadloos aansluit op de collaboration behoefte van uw organisatie. Bij een gratis dienst krijgt u geen advies met het risico video niet optimaal in te zetten.

Daarbij is het ook mogelijk om uw personeelsleden te laten trainen in het gebruik van videoconference of zelfs een videoconference user adoption programma te ontwikkelen. Gebruikers zullen snel comfortabel zijn met de technologie en deze op de juiste manier inzetten. Dergelijke programma’s zijn uiteraard niet gratis maar verdienen zich vaak ruimschoots op korte termijn terug omdat de technologie direct vanaf de implementatie op de juiste manier wordt ingezet.

Laat de gewenste toepassingen het systeem bepalen en niet de prijs

Waar gratis diensten voor consumenten prima werken, schieten deze voor professioneel gebruik vaak te kort. Laat u dan ook vooral niet leiden door de prijs. Maar bedenk goed waarvoor uw organisatie videoconference nu en in de toekomst wilt gaan gebruiken en kies aan de hand daarvan voor de juiste oplossing.

Gratis e-Book

Wilt u meer lezen over de voordelen van videoconference voor zakelijk gebruik, welke technologieën er beschikbaar zijn en hoe u binnen uw organisatie draagvlak creëert voor videoconference? Download dan gratis het e-Book Videoconference. Inclusief een complete business case van een multinational die is gestart met videoconference.