Een nieuwe standaard voor vergaderen bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

In een wereld waarin hybride samenwerken de norm is geworden, vraagt een vergaderruimte om meer dan enkel stoelen en een tafel. BIS|Econocom heeft voor Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed een multifunctionele vergaderruimte gerealiseerd waarin technologie, comfort en esthetiek samenkomen. Een prachtige ruimte waar samenwerking centraal staat, of dit nu fysiek of digitaal is.

De nieuwe vergaderstandaard

De vergaderruimte van 7,5 bij 5,3 meter, met een royale plafondhoogte van 3,8 meter, bood alle ruimte voor een complete vergaderinrichting, van tafel tot akoestiek. Het doel was helder: een flexibele, comfortabele ruimte realiseren voor 18 tot 20 personen, waarin samenwerking, beleving en functionaliteit naadloos samenkomen. Iedere gebruiker moest kunnen rekenen op een prettige en efficiënte werkervaring.

Geluidsoptimalisatie door middel van een akoestisch plan

De uitdaging voor ons was het optimaliseren van de akoestiek. De ruimte beschikt over een parketvloer, waardoor tapijt als dempend element geen optie meer was. Om toch het gewenste geluidscomfort te realiseren, hebben we een akoestische scan uitgevoerd en een akoestisch plan opgesteld op basis van de metingen. Het resultaat is een sterk verbeterde spraakverstaanbaarheid en geluidsbalans, zonder concessies te doen aan het design van de ruimte.

Ruimtelijke afstemming voor een effectieve communicatie

Ook visuele toegankelijkheid speelde een sleutelrol in het ontwerp. De positionering van de tafel, stoelen en technologie is volledig afgestemd op heldere zichtlijnen naar schermen en videoconferentiesystemen. Hierdoor voelt elke deelnemer zich actief betrokken. Deze aanpak vergroot de inclusiviteit en versterkt de interactie binnen hybride vergaderingen.

Nieuw leven voor bestaande elementen

Duurzaamheid en hergebruik stonden eveneens centraal in het ontwerpproces. De bestaande stoelen zijn opnieuw geïntegreerd. De wanden zijn afgewerkt in neutrale tinten, zodat de aanwezige kunstwerken behouden konden blijven en perfect aansluiten op het vernieuwde interieur. Ook de originele vloer is intact gebleven en harmonieus opgenomen in het nieuwe totaalbeeld, wat zorgt voor rust, eenheid en een professionele uitstraling. Deze ruimte bewijst dat technologie, comfort en duurzaamheid uitstekend samengaan.

Hybride vergaderen op het hoogste niveau

De ruimte is uitgerust met state-of-the-art technologie, volledig afgestemd op hybride samenwerken. Om de ruimte optimaal te benutten is gekozen voor:

• Twee 75-inch schermen met Windows-based Teams Rooms voor een gelijkwaardige digitale én fysieke ervaring.
• Twee 360°-camera’s met geïntegreerde microfoons, strategisch geplaatst voor haarscherp beeld en helder geluid.
• Maatwerk vergadertafel met geïntegreerde aansluitpunten, ontworpen voor gebruiksgemak én esthetiek.
• Slim kabelmanagement, volledig weggewerkt voor een opgeruimde look.
• VisionWall-meubel waarin alle hardware netjes en stijlvol is geïntegreerd.

Onze aanpak: efficiënt, transparant en innovatief

Wat de samenwerking met Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed uniek maakte was een combinatie van creatief ontwerp, technologische vooruitstrevendheid en heldere communicatie. De klant koos voor BIS|Econocom vanwege:

• Het slimme tafelontwerp, afgestemd op akoestiek én functionaliteit.
• Het modulaire videoconferentiesysteem, dat flexibiliteit biedt voor verschillende gebruikers
• De doordachte integratie van aansluitpunten en camera’s in de tafel, waardoor samenwerking soepel verloopt.
• Perfecte zichtlijnen voor gebruikers.
• Het uitgebreide akoestische plan, dat de spraakverstaanbaarheid en geluidskwaliteit verbetert.
• Transparantie en snelheid in het gehele traject.
• Gebruiksvriendelijke bediening, volledig afgestemd op de standaarden van het ministerie van OCW.

Meer dan een vergaderruimte

Het resultaat is méér dan een vergaderruimte. Het is een plek waar interactie, inclusiviteit en technologie elkaar versterken. Een inspirerende omgeving die samenwerking stimuleert – vandaag én morgen.