8 do's en don'ts voor thuiswerk

Online vergaderingen zullen de komende dagen en weken een belangrijk onderdeel van onze routine worden. Door de coronacrisis worden bedrijven, scholen en universiteiten gedwongen om te zoeken naar technologische oplossingen. Maar hoe organiseren we deze online meetings zonder te vervallen in chaos?

1. Zorg dat je op een stabiel softwareplatform of clouddienst zit

Iedere kent Skype voor thuisgebruik, maar hier zijn echt te veel beperkingen aan om professioneel door je taken en meetings te komen. Microsoft Teams maakt naast videogesprekken ook chats en bestanden delen mogelijk. De toepassing zag in China alleen al het aantal gebruikers vervijfvoudigen. Wijzelf geven de voorkeur aan Starleaf. U kan iedereen gratis uitnodigen om deel te nemen. U kan een onbeperkt aantal softclients gratis verspreiden en deze kunnen gratis point-to-point video calls opzetten. Met één en dezelfde interface ongeacht het platform dat u gebruikt. Dit systeem praat dus met Cisco Webex, Ms Teams, Skype, Zoom etc.

2. Zorg voor een stabiele internetverbinding

Technologie kan wel eens haperen. Niets zo vervelend als een verbinding die tijdens een boeiend gesprek plots wegvalt. Kies daarom zoveel mogelijk voor een vaste internetverbinding via kabel. Via Wifi en 4G heb je een minder stabiel netwerk, zeker wanneer je ook andere apps gebruikt of er tegelijkertijd andere huisgenoten op het netwerk zitten. Test op voorhand je verbinding, video en geluid.

3. Kies voor een stille ruimte

Een thuiskantoor hoef je niet meteen te hebben, maar het is handig om thuis een ruimte in te richten waar je ongestoord kan werken. Elk storend geluid (of een binnenwandelende peuter) kan een meeting bemoeilijken. Zet je eigen microfoon op mute als je niet zelf aan het spreken bent.

4. Kies voor een goede belichting

Probeer je zeker niet met je rug naar een venster te zetten wanneer je deelneemt aan een online vergadering. Dan lijkt het alsof je door het tegenlicht volledig in het donker zit. Let erop dat lichtbronnen zoveel mogelijk achter de camera van je computer staan.

5. Audio heeft voorrang op video

Dankzij het videobeeld heb je een beter vergadergevoel, omdat je ook reacties van andere deelnemers kan zien. Maar het belangrijkste is dat je elkaar goed kan horen en verstaan. Gebruik daarom zoveel mogelijk een hoofdtelefoon met microfoon.

6. Online meetings hebben bij voorkeur ook een hoofdspreker of moderator

Online vergaderingen verlopen anders dan echte vergaderingen. Er is een andere dynamiek, en minder spraakzame deelnemers dreigen online minder betrokken te worden. Een gespreksleider kan dat verhelpen. Hij/zij gaat best zelf niet te diep in op de inhoud van het gesprek maar zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en de groepsdynamiek stimuleert. Beschouw het als een gids voor het gesprek, die ook af en toe eens de vergadering durft te pauzeren. Ideaal om te controleren of iedereen nog mee is en of iemand met vragen zit.

7. Leg doelstellingen vast van de online meeting

Om duidelijkheid te scheppen is het goed om eerst de verwachtingen te bespreken van de virtuele vergadering. Die zijn vaak anders dan bij "echte" vergaderingen. Probeer ook enkele duidelijke richtlijnen af te spreken waardoor de gebruikerservaring voor iedereen zo optimaal mogelijk is. Een richtlijn kan bijvoorbeeld zijn dat iedereen de micro afzet wanneer die niet aan het woord is.

8. Neem de meeting eventueel op

Omdat niet elke werknemer kan aanwezig zijn op elke virtuele meeting en omdat er dubbele boekingen gebeuren, kan je de opname van het gesprek overwegen. Mits goedkeuring van de deelnemers kan die achteraf gedeeld worden. Sommige tools (zoals Microsoft Teams) bieden ook de mogelijkheid om alles meteen naar tekst om te zetten, waardoor je een volledige transcriptie krijgt. Weliswaar werkt deze spraakherkenning beter wanneer de meeting in het Engels verloopt.