Est-ce que ces 5 tendances AV persistent en 2021?

Depuis le confinement en mars, l'espace de travail au bureau a drôlement changé. Certaines entreprises travaillent entièrement de la maison, d'autres retournent au bureau avec prudence. La nouvelle réalité requiert une évolution indispensable. Nous examinons cinq tendances.

Le retour au bureau se déroule de façon différente pour chaque société depuis que le COVID-19 a frappé le monde entier. Chacun choisit son propre timing, mais force est de constater que l'environnement de bureau doit aussi évoluer. Les lieux de travail doivent recevoir de l'espace additionnel, est-il probable qu'on travaillera au bureau en alternance?

Un bon nombre d'entreprises saluent cette nouvelle manière de travailler et considèrent les moments au bureau comme un volet social primordial. La collaboration entre les collègues évolue avec les espaces plus grands où vous pouvez vous installer tout en gardant la distance nécessaire. La visioconférence avec les collègues travaillant à la maison est aussi indispensable aujourd'hui.

Afin d'analyser l'évolution de l'espace de travail et le bureau en général, nous nous sommes réunis avec Kris Spruyt, le Directeur général de BIS|Econocom Belux, partie intégrante du groupe Econocom. Il veut élucider ici cinq tendances claires qui ont vu le jour durant ces derniers mois.

Tendance 1: La réservation du poste de travail

La nouvelle normalité exige une distance d'au moins 1m50 entre deux employés; plus, c'est encore mieux. Cela oblige les entreprises à adapter la disposition des bureaux d'une part, et à travailler avec des bulles ou une rotation d'autre part. Il est fort probable qu'une occupation à 100% de la capacité des bureaux ne soit plus possible. “Une nouvelle tendance est la réservation de votre espace de travail via un outil numérique”, explique Spruyt. “Ceci peut se faire au préalable ou sur place, sur un grand écran tactile. Chaque bureau devient un poste de travail flexible que vous pouvez réserver pour quelques heures, une demi-journée ou une journée ouvrable entière. Ainsi, vous évitez que le nombre d'employés dépasse les postes de travail disponibles.”

Tendance 2: La visioconférence partout

Durant le confinement, beaucoup d'entreprises ont dû se réorienter avec une rapidité fulgurante pour rendre possible le télétravail. Les visioconférences sont devenues la norme, mais le retour graduel au bureau ne fait pas disparaître cette tendance. Se parler par vidéo restera la norme et forcera les salles de réunion d'évoluer aussi. Tout espace sans solution vidéo deviendra un espace perdu. “Les employés prennent leur propre appareil lorsqu'ils se rendent dans la salle de réunion et veulent le connecter avec un câble ou sans fil à l'installation audiovisuelle afin d'utiliser Teams, WebEx ou Zoom.

Nous l'appelons BYOM, Bring Your Own Meeting ou apportez votre propre réunion”, dit Spruyt en ricanant. Comme tout le monde n'est pas au bureau, les réunions sont souvent un mélange de télétravailleurs et de collaborateurs au bureau, une situation où la vidéo est devenue la norme. A présent, tous les espaces, grands ou petits, doivent être équipés d'une installation audiovisuelle avec écran, caméra et microphone. Plus l'espace est grand, plus le matériel est sophistiqué. Le huddle room populaire qui était en plein essor avant le COVID-19, évolue vers un espace de réunion pour une seule personne où vous pouvez tenir des visioconférences en toute tranquillité.

Tendance 3: Le monitoring des outils de visioconférence

L'aspect critique de la visioconférence demande des outils qui peuvent tout gérer et contrôler. Est-ce que les espaces de réunion sont utilisés de façon optimale? Est-ce qu'on travaille plus avec la vidéo à la maison qu'au bureau? Combien de personnes participent à une réunion en moyenne? Les outils de contrôle peuvent fournir une réponse à toutes ces questions. La demande croît pour mieux savoir soutenir les employés quand leur flux vidéo ne fonctionne pas bien, lorsqu'il existe un manque d'espaces de visioconférence disponibles ou lorsqu'il y a des problèmes au cours de la connexion d'un ordinateur portable. Un outil solide traite toutes ces données par le biais d'analyses pour obtenir des informations importantes et précieuses avec lesquelles vous pouvez démarrer.

Tendance 4: La communication d'entreprise rapide

En raison des règles concernant le COVID-19 qui ne cessent de changer, la communication rapide et claire adressée aux employés est plus importante que jamais. Au sein des sociétés, les écrans classiques qui indiquent la météo et le menu du jour à la cafétéria doivent être utilisés pour la communication claire. “De tels messages doivent être communiqués partout dans l'entreprise et de manière rapide. L'affichage dynamique joue un rôle important”, déclare Spruyt.

Tendance 5: La réception virtuelle

En conclusion, le réceptionniste virtuel gagne en popularité, selon lui. “Aujourd'hui, il y a peu de visiteurs et aussi moins d'employés qui viennent au bureau. La réception évolue vers une variante virtuelle où le visiteur reçoit une invitation à une réunion avec un code QR que vous pouvez scanner. Ensuite, votre badge sort de l'imprimante et la personne au bureau est informée par mail automatique, téléphone ou message instantané.” Toutes ces tendances représentent souvent de gros investissements et c'est là que le bât blesse pour beaucoup d'entreprises. Un bon nombre de sociétés ont dû faire appel à leurs réserves pour survivre ou il n'existe plus aucun budget, car du matériel spécifique lié au COVID a dû être acheté auparavant pour pouvoir travailler à domicile. Le financement devient donc populaire.

Selon Spruyt, environ 10 % des solutions ont été déployés en 2019 sous forme d'un leasing ou d'une location. A présent, ce phénomène atteint 25 et même 30 %. Grâce à la flexibilité, les entreprises peuvent réserver leurs réserves pour d'autres affaires et en même temps moderniser le bureau pour aller de l'avant vers une nouvelle normalité.