La réservation des salles & des bureaux, la réception numérique

Une gestion efficace avec une seule plate-forme numérique

Nous sommes contents qu'un plus grand nombre de collègues puissent se retrouver au bureau. Mais pour l'instant, nous ne revenons pas encore à la normale. Le nombre de postes de travail a été réduit de manière drastique dans beaucoup de bureaux, parfois même jusqu'à 70 à 80 %, ce qui semble changer une fois pour toutes la relation entre le travail à domicile et le travail au bureau. La gestion des postes de travail, des salles de réunion et des visiteurs devient soudain indispensable pour (presque toutes ?) les organisations. C'est pourquoi nous avons considérablement élargi ce portefeuille avec diverses possibilités et variantes pour les grandes ET petites organisations.

La réservation des salles de réunion

Vérifiez la disponibilité d'une salle de réunion en un clin d'œil et réservez-la en quelques secondes. Il existe différentes possibilités pour réserver une salle de réunion : directement via une plate-forme en ligne, via Outlook, directement via l'écran tactile à côté de la salle de réunion ou via une application. Nos outils vous aident à utiliser tous les espaces de manière optimale. La recherche d'une salle de réunion, les salles inutilement vacantes, les interruptions pendant la réunion et les doubles réservations appartiennent donc définitivement au passé.

La réservation des bureaux

Les postes de travail flexibles deviennent personnels. Vérifiez le statut d'occupation des postes de travail en un clin d'œil et réservez-en un en quelques secondes. Connectez-vous avec votre carte NFC personnelle ou un smartphone compatible. Le bureau peut immédiatement s'adapter à votre taille personnelle en position assise ou debout.

La réception numérique

L'auto-enregistrement numérique garantit un enregistrement professionnel et moderne des visiteurs. Conformément à la législation RGPD. Cela permet à votre réceptionniste de continuer à se concentrer sur ses tâches principales et les réceptions sans personnel sont ainsi possibles. Après l'inscription, l'employé en question reçoit un e-mail (ou un SMS) pour venir chercher le client à la réception. Le logiciel affiche en temps réel une vue d'ensemble des personnes qui se trouvent ou se trouvaient au sein du bâtiment. En outre, l'organisation se conforme aussi directement aux exigences de l'UE au sujet de la législation RGPD en matière d'enregistrement des visiteurs.

Les analyses et le reporting

L'outil de reporting qui y est associé vous procure un aperçu du taux d'occupation des postes de travail et des salles de réunion. Il en ressort qu'il faut moins de postes de travail fixes, mais plus de flex desks, de huddle rooms ou de salles de réunion. Grâce à ces données, vous pouvez optimiser l'espace de bureau et augmenter l'efficacité (en termes de coûts).

Venez contempler tout cela de près dans le bureau à Malines.

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