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8 choses à faire et ne pas faire lors du télétravail

Les réunions en ligne vont devenir une partie importante de notre routine dans les jours et les semaines à venir. La crise Corona oblige les entreprises, les écoles et les universités à rechercher des solutions technologiques. Mais comment organiser au mieux ces réunions en ligne sans tomber dans le chaos ?

1. Veillez à être sur une plate-forme logicielle ou un service de cloud computing stable

Tout le monde connaît Skype pour l'usage domestique, mais il y a vraiment trop de limitations pour que vous puissiez accomplir vos tâches et vos réunions de manière professionnelle. En plus des appels vidéo, Microsoft Teams permet également les chats et le partage de fichiers. Rien qu'en Chine, l'application a vu le nombre d'utilisateurs quintupler. Nous préférons Starleaf. Vous pouvez inviter tout le monde à participer gratuitement. Vous pouvez diffuser gratuitement un nombre illimité de softclients et ceux-ci peuvent établir gratuitement des appels vidéo point-à-point. Avec une seule interface, peu importe la plate-forme que vous utilisez. Ce système fonctionne donc avec Cisco Webex, MS Teams, Skype, Zoom, etc.

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2. Assurez-vous d'avoir une connexion Internet stable

Parfois la technologie fonctionne au ralenti. Rien n'est plus ennuyeux qu'une connexion qui s'interrompt soudainement au cours d'une conversation fascinante. Optez autant que possible pour une connexion Internet fixe par le câble. Le Wi-Fi et la 4G vous donnent un réseau moins stable, surtout lorsque vous utilisez d'autres applications ou que vous avez d'autres colocataires sur le réseau en même temps. Testez au préalable votre connexion, la vidéo et le son.

3. Choisissez une pièce calme

Il n'est pas nécessaire d'avoir un bureau à domicile tout de suite, mais il est pratique d'aménager une pièce chez soi où l'on peut travailler sans être dérangé. Tout bruit dérangeant (ou un enfant en bas âge qui entre) peut rendre une réunion difficile. Mettez votre propre microphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas.

4. Choisissez un bon éclairage

Ne tournez surtout pas votre dos vers la fenêtre lorsque vous participez à une réunion en ligne. On dirait que vous êtes entièrement dans le noir avec le contre-jour. Veillez à ce que les sources de lumière se situent autant que possible derrière la caméra de votre ordinateur.

5. L'audio a la priorité sur la vidéo

Grâce à l'image vidéo, vous avez un meilleur sentiment de réunion, car vous pouvez également voir les réactions des autres participants. Mais le plus important est que vous puissiez bien vous entendre et vous comprendre. Par conséquent, utilisez autant que possible des écouteurs avec un microphone.

6. De préférence, les réunions en ligne ont aussi un/e orateur/-trice principal/e ou un/e modérateur/-trice

Les réunions en ligne diffèrent des réunions réelles. La dynamique est différente et les participants moins bavards sont menacés d'être moins impliqués en ligne. Un/e modérateur/-trice peut y remédier. Il est préférable qu'il/elle n'approfondisse pas lui-/elle-même le contenu de la conversation, mais qu'il/elle s'assure que tout le monde est interpellé et qu'il/elle stimule la dynamique de groupe. Pensez-y comme un guide pour la conversation qui ose aussi faire une pause de temps en temps. Idéal pour vérifier si tout le monde est encore actif et si quelqu'un a des questions.

7. Définissez les objectifs de la réunion en ligne

Pour plus de transparence, il est bon de discuter d'abord des attentes de la réunion virtuelle. Celles-ci diffèrent souvent des "vraies" réunions. Essayez également de vous mettre d'accord sur quelques lignes directrices claires afin que l'expérience de l'utilisateur soit la plus optimale possible pour chacun. Par exemple, une directive pourrait consister à ce que chacun éteigne le micro lorsqu'il ne parle pas.

8. Enregistrez éventuellement la réunion

Comme tous les employés ne peuvent pas être présents à chaque réunion virtuelle et qu'il y a de doubles réservations, vous pouvez envisager d'enregistrer la conversation. Moyennant l'approbation des participants, celle-ci peut être partagée par la suite. Certains outils (tels que Microsoft Teams) offrent aussi la possibilité de tout convertir directement en texte, vous donnant ainsi une transcription complète. Toutefois, cette reconnaissance vocale fonctionne mieux lorsque la réunion se tient en anglais.

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